HKMAAL - 處理投訴認可調解員的規則 (更新於2024年9月13日)
第一節
就本規則而言，除文意另有所指或可作其他理解外，下列字詞應分別具有以下含義：
「認可調解員」指獲HKMAAL認可並其姓名獲載於一個或多個調解員名冊上的人士及/或認可香港粵港澳大灣區調解員。
「認可香港粵港澳大灣區調解員」指經香港申請評審及獲粵港澳大灣區調解工作委員會審核同意認可、由粵港澳大灣區法律部門聯席會議確定並其姓名獲載於粵港澳大灣區統一的調解員名冊上的人士。
「CAAM」指被投訴的認可調解員。
「《守則》」指在引起投訴的事件發生時適用的《香港調解守則》、《香港粵港澳大灣區調解員的專業操守準則》及/或《HKMAAL家事調解員專業實務守則》。
「投訴」指針對認可調解員的投訴、並涉及該調解員:
(i) 與調解程序有關的懷疑不當行為；及/或
(ii) 與調解程序無關的懷疑不當行為、而有關行為可能會對該CAAM是否適合繼續保留其認可調解員資格一事產生疑問 。
「投訴人」指提出投訴的人。
「HKMAAL」指香港調解資歷評審協會有限公司。
「不當行為」是指認可調解員的行為(包括但不限於不作為)，於理性且客觀的人在了解事實情況後會認為該等行為構成以下一項：
(i). 嚴重違反《守則》；及/或
(ii). 對該認可調解員的專業能力及/或個人素養之嚴重質疑 ；及/或
(iii). 嚴重損害香港調評會、其理事會及/或其調解員名冊的聲譽及/或造成損害，
致使該認可調解員不再可存續於有關的調解員名冊上。
「名冊」指由HKMAAL設立並在有關之時期中生效之認可調解員名冊、及/或(如適用)粵港澳大灣區統一的調解員名冊。
「規則」是指本規則。
第二節
於理解本規則時需要或可行的情況下，表示陽性的詞語應包括陰性，反之亦然；表示單數的詞語亦應包括眾數，反之亦然。
第三節
任何投訴必須以書面形式提交給 HKMAAL 理事會，並且必須函附投訴所依據的所有證據及/或陳述。一旦收到完整投訴，HKMAAL秘書處應立即記錄收到投訴之日期、投訴人姓名、CAAM的名稱以及投訴性質。此後，HKMAAL秘書處應盡快致函投訴人確認收到投訴，同時，HKMAAL秘書處亦應書面通知CAAM有關投訴，並向CAAM提供投訴書副本、投訴所依據的證據及/或陳述之副本，以及本規則之副本，並應邀請CAAM於HKMAAL秘書處發出是項通知後的二十一（21）天內以書面形式提交CAAM針對是項投訴的任何意見。此外，HKMAAL秘書處應盡快向HKMAAL理事會主席及律政司*轉交投訴人提交的投訴書副本、投訴所依據的證據及/或陳述，以及CAAM屆時提出的任何意見。
(*註: 當CAAM為認可香港粵港澳大灣區調解員)
第四節
(1) 在HKMAAL理事會主席收到秘書處送來的投訴副本、投訴所依據的證據及/或陳述，以及按上述第三節所規定CAAM於收到投訴通知的二十一(21) 天內針對投訴作出的任何書面意見後， HKMAAL 理事會主席應召開HKMAAL 理事會會議以檢視及議決有關投訴所涉及的不當行為指控是否為表面證據成立並須答辯。
(2) 除本規則另有規定外，HKMAAL理事會有權以其認為適當的方式對投訴進行審視和調查。HKMAAL理事會就投訴的所有決定均須以多數票通過; 而當票數相同，則HKMAAL理事會主席除原有的普通票一票外，另有決定性一票。HKMAAL 理事會可考慮並利用其掌握的任何資訊，無論該等資訊會否於法庭程序中被法庭接納。
(3)(a) 若在根據上述第四節第(2)條對投訴進行審視和調查後，HKMAAL 理事會認為不存在表證成立的不當行為，則 HKMAAL 理事會應駁回該投訴並指示HKMAAL秘書處以書面通知CAAM、投訴人及律政司*HKMAAL理事會的決定或建議*。
(3)(b) 若在根據上述第四節第(2)條對投訴進行審視和調查後，HKMAAL 理事會認為投訴的不當行為表面證據成立並須答辯，則HKMAAL 理事會應指示HKMAAL秘書處致函給 CAAM、投訴人及律政司*通知HKMAAL 理事會的決定，並告知各方有關投訴將呈達予投訴裁決委員會處理。
(*註: 當CAAM為認可香港粵港澳大灣區調解員)
於投訴裁決委員會層面
第五節
(1) HKMAAL理事會若在根據上述第四節第(3)(b)條認為有表面證據成立的不當行為並須答辯，HKMAAL理事會的主席應盡快任命投訴裁決委員會。投訴裁決委員會由挑選自以下背景類別的三(3)名成員組成:
1. HKMAAL理事會去屆主席或前主席；
2. HKMAAL理事會現任主席；與
3. HKMAAL理事會現任或前任成員。
(三(3)名成員皆不得為曾參與該決定有關投訴有表面證據成立的不當行並須答辯的HKMAAL理事會會議的人員）;
以調查及裁決CAAM是否有不當行為。 HKMAAL 理事會主席應從三 (3) 名投訴裁決委員會成員當中任命一位出任投訴裁決委員會主席。
(2) 除本規則另有規定外，投訴裁決委員會有權以其認為適當的方式進行其處理程序。所有決定應由投訴裁決委員會成員的多數票作出。投訴裁決委員會可以對其掌握的任何資訊作考慮並採取行動，無論該些資訊會否被法庭採納。當投訴裁決委員會處理任何事宜，投訴人和 CAAM 皆可以各自代表自己行事，亦可委任他人以作其代理。投訴裁決委員會就有關行使其職能的事宜可以聘用事務律師或大律師提供建議。
(3)(a) 投訴裁決委員會主席應盡快(但不得遲於成立投訴裁決委員會後的十四 (14) 天內）以書面通知 CAAM 、投訴人及律政司*投訴裁決委員會已成立。
(3)(b) 自上述第五節第(3)(a)條中提及的有關通知之日期起計，投訴人須於最多三十 (30) 天內向投訴裁決委員會提交投訴重述，該重述必須附有、或已作標注引用，投訴人用來支持其投訴的證據和陳述。投訴人的投訴重述、證據及陳述的副本必須在向投訴裁決委員會提交的同時發送給 CAAM 或其授權的代理。
(3)(c) 自投訴人依照上述第五節第(3)(b) 條項提交其投訴重述、證據和陳述之日起，CAAM 須於最多三十 (30) 天內向投訴裁決委員會提交書面答辯，該書面答辯應附有CAAM 用以支持其答辯的證據和陳述。CAAM的書面答辯、證據及陳述的副本必須在向投訴裁決委員會提交的同時發送給投訴人或其授權的代理。
(3)(d) 除非投訴裁決委員會、投訴人和CAAM另有約定，聽證會應在投訴裁決委員會指定的日期在HKMAAL的場所或投訴裁決委員會指定的香港其他地點舉行，而聽證會須於CAAM依上述第五節第(3)(c)條提交書面答辯之日起計超過三十(3)天但少於九十(90) 天之期間內進行。
(3)(e) 在按上述第五節第(3)(d)條進行的聽證會上，投訴人或其授權代表應向投訴裁決委員會提交投訴人盡其所知與投訴相關的所有資訊和證據，包括證人(如有)等; 而 CAAM 或其授權代表亦應提供盡其所知的所有資訊和證據，包括證人(如有)等以支持 CAAM 的答辯。
(4)(a) 若於考慮所有有關的證據、資訊和陳述，並聽取了證人(如有)的證詞後，投訴裁決委員會裁定CAAM 並無作出不當行為，投訴裁決委員會應以書面形式通知 HKMAAL 理事會主席，後者應記錄該決定、並指示HKMAAL秘書處致函投訴人、CAAM及律政司*以通知其投訴裁決委員會的決定或建議*。
(4)(b) 若於考慮所有有關的證據、資訊和陳述，並聽取了證人(如有)的證詞後，投訴裁決委員會裁定CAAM有作出不當行為，投訴裁決委員會應以書面形式通知 HKMAAL 理事會主席，後者應記錄該決定、並指示HKMAAL秘書處致函投訴人、CAAM及向其提供意見的人，以及律政司*以通知他們投訴裁決委員會的決定或建議除名*。
(5) 若CAAM為HKMAAL認可調解員、而投訴裁決委員會按上述第五節第(4)(b)所述裁定CAAM 有不當行為、並已通知 HKMAAL 理事會主席，而後者亦已促使HKMAAL秘書處通知投訴人和 CAAM、且秘書處已妥善進行通知，則HKMAAL 理事會主席應召開HKMAAL 理事會會議，並呈報投訴裁決委員會的調查結果。 HKMAAL 理事會應命令秘書處從所有HKMAAL管有的調解員名冊中撤銷CAAM的姓名並指示秘書處致函CAAM 告知其HKMAAL理事會的舉措。秘書處亦應要求該CAAM向HKMAAL秘書處歸還任何CAAM的調解員認可資格的證書。
(6) 投訴裁決委員會可行使其酌情權以其認為合適的方式延長本規則第 5 節中規定的任何時間限制及/或最後期限。
(7) 無論投訴人及/或 CAAM 是否由具有法律資格的人員代表，投訴裁決委員會均無權就訟費作任何裁定。
(*註: 當CAAM為認可香港粵港澳大灣區調解員)
其他事項
第六節
(1) 與投訴及其處理有關的所有事宜，除根據本規則將認可調解員從名冊中除名之外，所有相關參與人員均須對一切事宜作嚴格保密。
(2) 縱使本規則中或有所定，HKMAAL及其理事會、投訴裁決委員會皆不會對任何人就投訴及一切按規則處理投訴而進行的程序、事宜、聽證會及其他活動而涉及的交通、法律及/或其他有關的開銷及費用承擔責任。
(3) 若CAAM為HKMAAL認可調解員，HKMAAL理事會或投訴裁決委員會作出的所有決定均為最終決定、而HKMAAL理事會或投訴裁決委員會均無須就其按規則作出的任何決定提供任何理據。
(4) HKMAAL 理事會及投訴裁決委員會的所有成員均可從 HKMAAL 的資產中獲得補償，以補償其任何開銷及賠償債任，而補償金額無上限地包括於與規則有關之任何法庭程序中進行抗辯的法律代理費用。
本規則旨在過濾不論其動機何為的無理投訴。
如果投訴的內容被裁定為情節嚴重而有關的認可調解員應當從調解員名冊中除名，則針對該名認可調解員的不當行為之指控便為成立。請留意，如針對認可調解員的不當行為指控成立，則該名調解員將從所有HKMAAL設立並在有關之時期中生效之認可調解員名冊中除名及/或獲HKMAAL向律政司建議該名調解員從粵港澳大灣區統一的調解員名冊中除名*。
認可調解員作為調解員的表現不佳、即便其表現於法律上可被視作疏忽，該等表現不一定構成不當行為。而認可調解員的輕微過錯也不足以構成不當行為。
若投訴指控 CAAM 疏忽或無能，則該等疏忽或無能必須為情節嚴重且無從辯解而可客觀地判斷為不當行為。
按規則的條文作出裁定的人員，須認真及不偏不倚地進行判斷，以決定CAAM是否有足夠程度的不合規或不當行為而亟需從HKMAAL設立並在有關之時期中生效之認可調解員名冊中除名及/或向律政司建議從粵港澳大灣區統一的調解員名冊中除名*。
(*註: 當CAAM為認可香港粵港澳大灣區調解員)
